Компьютерные программы для построения процессов

Отображение процессов, как сделать это правильно?

Во-первых, выберите метод отображения процесса . Вы обязательно выберете блок-схему, она наиболее распространена в производственных компаниях. Тем не менее, не ограничивайтесь другими методами, дорожка тоже интересна.

Затем переходите к определению объема процесса. Вам необходимо четко определить начальную и конечную точки и их детализацию. Очень важно не создать «монстра», в котором неспециалисту будет сложно ориентироваться.

Карта процесса должна быть прозрачной и касаться только разрабатываемой проблемы. Помните, что вы можете встроить в свой процесс другие процессы, например, процесс производства металлических брекетов будет иметь этап, связанный с управлением несоответствующей продукцией.

После того, как вы посмотрите на процесс с более широкой точки зрения и определите его объем, перейдите к определению цели процесса и его владельца. Это важно для поддержания процесса и его дальнейшего развития. Цель также позволит вам легче работать с группой над построением карт процессов.

Никто не знает процесс так хорошо, как люди, которые им занимаются. Если вы хотите сделать хорошую карту процесса, пригласите к этому людей, непосредственно вовлеченных в процесс, и внимательно выслушайте, переключив их внимание на бумагу.

Как разработать карту процесса в группе?

Что может помочь вам в управлении вашей группой? Схема черепахи и ее наиболее важные элементы:

• Ввод – подробные данные (процесс обслуживания) или материал (производственный процесс), входящие в процесс, например, информация о жалобе клиента или просто кусок металла.
• Выход — что мы получаем от процесса — ответ на претензию в виде 8D (услуги) или готовый комплексный продукт (производство)
• What – что необходимо для выполнения данного процесса: машины, оборудование, компьютерная система, программное обеспечение
• Кто – человеческие ресурсы и компетенции, необходимые для выполнения процесса, обязанности
• Как — все, что может помочь с вопросами «как» во время процесса: связанные процессы, стандарты, инструкции, процедуры, визуализации, конкретные методы работы и т. д.
• Цели и показатели процесса, т.е. чего мы хотим достичь и как мы можем это измерить – KPI.

Соберите всю эту информацию в одном месте. Затем убедитесь, что у всех вас одинаковое понимание текущих входных данных, выходных данных процесса, его ресурсов и целей.

Перейдите к картированию процесса, определив следующие шаги на основе информации, полученной от тех, кто участвует в процессе. По возможности предоставьте информацию о том, какие ресурсы необходимы для выполнения данного этапа процесса (контрольный список, план контроля, должностные инструкции и т. д.). Стоит проверить, есть ли какие-либо результаты процесса, например, документация.

Кроме того, не забудьте распределить обязанности между заданными этапами процесса. Если в данный процесс вовлечено много отделов, вы можете ожидать различных интерпретаций. Не удивляйтесь, что никто не будет чувствовать себя ответственным за данный шаг. Цель построения карт процесса состоит в том, чтобы назначить эту ответственность и задокументировать это решение.

Не бойтесь создавать этапы принятия решений. Если процесс зависит от переменных, включите это в отображение процесса. Просто не забудьте закончить каждый путь и не оставляйте его пустым. Все дороги должны вести в одно место – «Завершение» или зацикливаться на предыдущих шагах. Другого варианта нет.

Отображение процессов – проверьте!

Если вы уже закончили графическое представление процесса, то отображение еще не закончено. Просмотрите записи, пути, этапы выборов, чтобы убедиться, что они в порядке. Не делайте никаких улучшений на этом этапе, даже если вы видите бессмысленные шаги, вы сделаете это позже.

Рекомендуется еще раз просмотреть карту процесса, например, через 24 часа. За это время может появиться новая актуальная информация или развеяться та, которая оспаривалась при построении карты.

Что делать после построения карт процессов?

В качестве первого шага необходимо утвердить карту процесса и опубликовать ее для «общественного» использования, проинформировав об этом все заинтересованные стороны. Рекомендуется провести короткую, даже 15-минутную встречу и предоставить информацию о процессе и о том, где найти документ с картой процесса.

После того, как процесс нанесен на карту, у вас есть идеальная отправная точка для поиска MUDA, то есть потерь и поиска улучшений. Так должны поступать сознательные организации. У вас есть отправная точка, и вы ищете, что можно улучшить. Только так вы сможете оставаться конкурентоспособными на рынке.

Какие могут быть потери, которые вы быстро улавливаете после построения карт процессов? Первое, что приходит на ум, это ненужная документация, ненужный контроль качества (установленный много лет назад по уже устраненной проблеме), дублирующие операции, ненужные перевозки и т.д. и т.п.

Помните, что процесс не создается раз и навсегда, и он должен жить и улучшаться или модифицироваться в соответствии с изменениями в организации. Если вы поработаете немного дольше в растущей компании, вы знаете, сколько изменений может произойти в течение года. К сожалению, о картах процессов часто забывают.

Устаревшие процессы создают еще больше беспорядка, чем если бы их вообще не было. Поэтому запомните приведенный ниже цикл и время от времени просматривайте процессы. Как часто вы это делаете? Вы должны определить это индивидуально в организации и в процессе.