Построение карт процессов

Построение карт процессов — это графическое представление реальных процессов, используемых на предприятиях, в офисах, больницах и т. д. и т. д. Документирование этапов процесса приносит организации множество преимуществ. Как это сделать правильно, какие есть методы, какие инструменты, каких ошибок не делать? Здесь вы найдете все, что хотите знать о построении карт процессов.

Что такое построение карт процессов?

Построение карт процессов — это графическое представление операционных данных, зависимостей в организации между отделами и ответственности за данный шаг.

Важно отметить, что схема процесса также включает все необходимые процедуры, инструкции и документацию для эффективного выполнения операции.

Построение карт процессов должно быть прозрачным, показывая ситуацию, процесс таким, какой он есть на самом деле, и кто на самом деле отвечает за шаги. Это должно стать отправной точкой для дальнейших улучшений или моделирования процессов.

Существует несколько методов представления процессов от схемы процесса до блок-схемы и VSM.

Организация не достигнет своего максимального потенциала без четко определенных и представленных процессов.

Как появилось построение карт процессов?

Франк и Лилиан Гилбрет запатентовали схему технологического процесса в ASME в 1921 году, так называемую блок-схема. Несмотря на простоту и практичность, до 1947 года этой системой никто не пользовался.

Распространение этой системы во многом произошло благодаря Демингу и обученным им инженерам Toyota.

Как вы, возможно, хорошо знаете, диаграмма процесса является одним из 7 золотых инструментов качества Каору Исикавы.

Для чего строятся карты процессов?

Причин бесчисленное множество, и они зависят от контекста организации и ситуации. Если компания только начинает свою деятельность или в организации создается новый отдел или новый проект, требуется картирование наиболее важных процессов. Почему? Это делается для того, чтобы вся организация понимала, как ориентироваться в новой «индустрии» компании.

Построение процессов также является отличной формой общения для новых сотрудников. Вместо того, чтобы посвятить обученного сотрудника обучению наших милых «замызганных» процессов, вы показываете ему карты наиболее важных процессов.

Если новичок способен понять и следовать определенному процессу, вы можете быть уверены, что существующие сотрудники будут делать то же самое. Под этим я подразумеваю, что карта процесса является своего рода стандартом. И все же самое главное – это стандартизация в производстве и услугах! Почему? Потому что стандарт исключает возможность совершения ошибки.

Существует большая проблема качества и производства? Не обойдется без подробного отображения процесса (если его еще нет) и проверки того, какая операция потенциально «грязная».

Улучшения? Мы рисуем текущий процесс, в основном карту процесса, а затем создаем карту идеального процесса. Следовательно, мы точно определяем действия, которые необходимо предпринять для достижения идеального процесса.

Некоторые клиенты, внешние организации или внешние системы требуют, чтобы некоторые процессы отображались графически.

Также важным, на мой взгляд, является то, что карты процессов являются основой для аудита. Если вы не хотите вести ненужные дискуссии с аудитором о том, делаете ли вы что-то правильно или неправильно, вы имеете в виду определенный и утвержденный процесс. По сути, при появлении запроса вы можете открыть процесс и показать вам следующие шаги. В этом нет ничего плохого, вам не обязательно знать все наизусть.

Процесс построения карт имеет много преимуществ. Графическое представление процесса также косвенно способствует лучшему обеспечению качества.

Построение карт процессов и обеспечение качества.

Если суммировать наиболее важные преимущества реализации карт процессов, это было бы так:

• Повышение осведомленности о качестве через осведомленность о процессах;
• Стандартизация операций и недопущение произвола;
• Отправная точка для развития, совершенствования и оптимизации организации;
• Повышение осведомленности об обязанностях и ответственности между зависимыми отделами;
• Облегчить решение проблем, точно понимая фактическое состояние процесса;
• Снижение вероятности производственных ошибок;
• Повышение уверенности в себе новых сотрудников и снижение зависимости от более опытных сотрудников;
• Сокращение несоответствий за счет быстрого выявления узких мест.

Каждый из этих пунктов прямо или косвенно приведет к повышению качества.